Comment automatiser sa gestion des abonnements ?
Facturation récurrente : comment automatiser sa gestion des abonnements ?

Comment automatiser sa gestion des abonnements ?

 

Qui dit abonnement dit forcément facturation récurrente. Savoir que vos clients sont prêts à payer quotidiennement pour vos services ou vos produits est un signe que votre commerce marche bien. Mais l’augmentation de vos ventes implique également l’augmentation du nombre de factures que vous devrez traiter. A partir d’un certain nombre, créer et éditer manuellement chaque facture une par est complexe et surtout chronophage. D’où l’importance de recourir à une solution de gestion d’abonnements et de laisser place à l’automatisation.

1. La facturation récurrente, c’est quoi ?

Une facturation est dite récurrente quand le client paie une somme fixe de manière régulière. L’intervalle de paiement peut varier selon la nature des services auxquels s’il s’adonne. On parle surtout de facturation récurrente dans le secteur de la vente par abonnement. Cela peut aller :

  • de la location classique (appartement, locaux, entrepôts, véhicules, …)
  • aux prestations de services (coaching, service comptable, …)
  • mais aussi la vente de produit physique (box e-commerce, produits payés en plusieurs fois, …)
  • sans oublier les contenus multimédia (banque d’images, vidéo à la demande, médiathèque, …)

La périodicité d’un abonnement peut aller d’une facturation journalière à une facturation annuelle selon le type de services et de produits fournis par les prestataires.

2. Comment facturer un abonnement ?

Facturer un abonnement implique d’assurer 3 fonctions :

  • Assurer le renouvellement de vos abonnements,
  • Émettre une facture à chaque renouvellement de vos abonnements,
  • Assurer le prélèvement récurrent de vos abonnés.

C’est pour cette raison que l’on parle plus communément de « gestion » au lieu de « facturation » dans le secteur de la vente par abonnement.

Assurer le renouvellement de vos abonnements

La principale caractéristique qui différentie la gestion des abonnements de celle de la vente de produits et services ponctuels est la récurrence des paiements. Un abonnement implique de prélever le client de manière périodique. Le paiement récurrent d’un abonnement peut varier selon vos offres : journalier, hebdomadaire, mensuel, trimestriel, semestriel, annuel, …

Vous devrez donc veiller à renouveler chaque abonnement à la fin de chaque période et pour procéder à la facturation du client en temps et en heure. Ce qui n’est pas chose facile, si vous avez plusieurs offres d’abonnements en plus d’un nombre important d’abonnés.

Émettre une facture à chaque du renouvellement de vos abonnements

Une fois que vous avez identifié la date à laquelle le client devra se renouveler, vous devez maintenant émettre une facture. Cela afin de le facturer pour pouvoir ensuite procéder au prélèvement du montant dû. Pour établir une facture en bon et due forme, il est essentiel de connaître et de respecter les conditions légales.

La facture doit notamment présenter plusieurs mentions obligatoires réparties en différentes sections :

  • Une description de l’identité de l’auto-entrepreneur et une autre sur l’identité de l’acheteur.
  • Les informations de facturation : la date de la facture et son numéro.
  • Les détails de la désignation du produit ou du service, la quantité, le prix unitaire ainsi que le montant total.
  • Si nécessaire, une section sur les autres mentions obligatoires.

Assurer le prélèvement récurrent de vos abonnés

La dernière étape de la facturation d’un abonnement consiste à prélever vos abonnés du montant dû à chaque renouvellement de leur abonnement. En procédant manuellement, vous devrez :

  • Envoyer au client la facture de sa période.
  • Le relancer afin qu’il procède au paiement.
  • Vérifier que le client a bien procédé au paiement.
  • Identifier la facture correspondante comme payée.

Gérer la facturation de vos abonnements ne se résume pas à donner la facture au client. Il s’agit aussi de suivre l’état de chaque facture, si elle est payée ou non. Dans ce cas, il faut relancer le client afin d’éviter de faire perdre de l’argent à l’entreprise.

3. Comment automatiser ses factures récurrentes ?

Inutile de recréer une facture depuis le début à chaque fois que vous allez facturer un abonné. Avec des milliers d’abonnés à votre actif, c’est mission impossible.

Une automatisation partielle de la facturation de vos abonnements ne suffit pas

Alors, au lieu de réécrire la même facture encore et encore et de perdre du temps, il existe des logiciels qui reprennent un modèle de facturation récurrente que vous n’avez plus qu’à remplir. Ce type d’automatisation permet de créer un modèle de facture que l’on peut mettre à jour en temps et en heure.

Toutefois avec ce type d’outil ne vous permettra pas de faciliter la gestion de vos abonnement. En effet, seule une partie de la facturation de vos abonnements est automatisée. Ce qui n’est pas idéal si vous comptez gérer un nombre important d’abonnés.

Optez pour une automatisation intégrale de la gestion de vos abonnement

La meilleure solution consiste à utiliser des outils qui automatisent entièrement la gestion de vos abonnements. De leur mise en place à leur facturation sans oublier leur suivi. Parmi eux, Payfacile.

Cette solution de paiement en ligne clé en main automatise entièrement la facturation de vos ventes en plus de vos abonnements. Cet outil réalise automatiquement toutes les actions relatives à la facturation récurrente. A savoir :

  • L’émission d’une facture à chaque renouvellement de l’abonnement de vos clients,
  • Le prélèvement des différents occurrences des périodes des abonnements de vos clients,
  • Le suivi des statuts des différentes factures (payée, en attente, annulée, remboursée, …),
  • Le suivi des statuts des abonnements de vos clients (en cours, suspendu, résilié, …),
  • Les relances en cas de non paiement.
  • Sans oublier une gestion complète de la TVA paramétrable par pays et par abonnement.

L’utilisation d’un outil de gestion d’abonnement comme Payfacile vous permettra de gagner un temps considérable et de réduire votre charge de travail. Mais surtout de vous permettre de gérer un nombre important d’abonnements : indispensable pour faire grandir votre business en toute sérénité.

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